5 tips van Femke de Vries over het gedrag van mensen in hybride werken

5 tips van Femke de Vries over het gedrag van mensen in hybride werken

Werken op kantoor was ooit de standaard, maar nu zijn we ‘Out of Office’, misschien wel voor altijd. In onze webcast-serie ‘Out of Office Forever: ongewone perspectieven op hybride werken’ deelt een inspirerende spreker iedere week haar of zijn ongewone perspectief op hybride organisaties en Out of Office werken.

Deze week spraken we met Femke de Vries. Zij is gedragsexpert, bijzonder hoogleraar toezicht aan de Rijksuniversiteit Groningen en managing partner van &samhoud. In deze blog lees je in 5 minuten Femke’s belangrijkste tips over omgaan met gedragsrisico’s in de hybride werkomgeving.

  1. Neem beslissingen op basis van je strategische uitdagingen in plaats van efficiëntie

“Mijn advies voor organisaties is om op een strategisch niveau na te denken over hoe je hybride werken inricht en met gedragsrisico’s omgaat. Het valt me op dat beslissingen vaak genomen worden vanuit kosten en efficiëntie en weinig vanuit effectiviteit. Het risico is dan dat de nieuwe manier van werken niet past bij de strategische uitdagingen van je organisatie. Moet je in de toekomst vooral innoveren en samenwerken? Dan vraagt dat een andere keuze dan wanneer de productiviteit omhoog moet. Sta bij beslissingen over hybride werken dus stil bij de grootste strategische uitdagingen voor de toekomst, bedenk wat dit vraagt van je mensen en bepaal wat ze hiervoor nodig hebben. Denk voorbij de korte termijn behoeften van mensen en koppel je besluiten aan je strategie. HR heeft een belangrijke adviserende rol, maar uiteindelijk is het een strategisch besluit.”

  1. Creëer ruimte voor creativiteit en innovatie in hybride werken

“Hybride werken beïnvloedt op verschillende manieren het innovatief en creatief vermogen binnen organisaties. We missen toevallige ontmoetingen en de kans om voort te bouwen op de dwarse ideeën van een collega. Met digitaal werken raken we meer gericht op efficiëntie en functionaliteit. We willen niet de tijd verdoen van onze collega’s in de Teamscall.
Voor creativiteit en innovatie helpt dat niet. Daar zijn juist die toevallige ontmoetingen van belang. Werk kan je niet scheiden in werken en ontmoeten zoals veel organisaties dat nu willen doen. Ook in je normale werk helpt het om mensen te ontmoeten. Die geven je net een ander inzicht of nieuw perspectief. Creativiteit kan je niet helemaal organiseren. Mijn advies is om te onderzoeken wat creativiteit stimuleert in organisaties en om het hybride werken hier op in te richten. Je zou bijvoorbeeld  ‘het nieuwe kantoor’ zo in kunnen richten dat het toevallige ontmoetingen faciliteert.

  1. Stimuleer samenwerking binnen teams, maar vooral ook tussen teams

“Bij hybride werken ontstaat het risico dat mensen te veel op hun eigen team gericht raken. Silovorming ontstaat gemakkelijk in de digitale omgeving en dat kan leiden tot ‘wij-zij denken’ of miscommunicaties. Bij hybride werken is het belangrijk om als organisatie samenwerking over silo’s heen extra te stimuleren. Geef andere afdelingen letterlijk een gezicht: wie zijn je collega’s van compliance of ICT bijvoorbeeld? Aan welke projecten werk je samen of hoe draagt een collega van een andere afdeling ongezien bij aan jouw werk.”

  1. Verbeter je besluitvorming door te letten op of iedereen zich uitspreekt

“Je uitspreken en het creëren van een veilige omgeving om dat te doen vraagt in organisaties altijd aandacht. Hybride werken kan ervoor zorgen dat mensen terughoudend worden om zich uit te spreken. De kleine ‘social cues’ die we normaal gebruiken zoals iemand die fronst, een aanloop neemt om wat te zeggen, zijn online niet gemakkelijk te zien. Het is belangrijk dat we onszelf trainen om ‘digitale social cues’ te herkennen: wegkijken, op een telefoon typen, mensen die multitasken. Mijn concrete tip aan de voorzitter van een vergadering is ook om goed op te letten of iedereen wel aan het woord komt. Of iemand in het overleg bij toerbeurt te vragen dat te doen. Er is interessant onderzoek naar ‘turn-taking behaviour’ gedaan: dit toont aan dat de kwaliteit van besluiten toeneemt wanneer er veel verschillende mensen aan het woord komen.

  1. Wees je als leider bewust van de veranderingen in je rol en besteed meer aandacht aan je mensen

“Juist in deze tijd is de rol van leiders enorm belangrijk, alleen verandert deze rol wel door hybride werken. Mensen hebben minder het gevoel dat ze ergens bij horen. Terwijl dat juist een basisbehoefte is van ons allemaal.. Leiders hebben een belangrijke rol in het creëren van eenheid in het team maar het is ook belangrijk veel aandacht te besteden aan individuele medewerkers. Mensen hebben in behoefte aan duidelijkheid over wat er van hen wordt verwacht. In het ‘oude normaal’ kreeg je al snel bevestiging of stemde je snel iets af wanneer je elkaar tegenkwam. Als dat wegvalt ontstaat er meer onzekerheid. Dat vraagt van leiders meer individuele aandacht en helderheid over verwachtingen. En vergeet niet je waardering uit te spreken. Dat wordt nog wel eens vergeten in een omgeving waarin alles om functioneel werken gericht is.”

Hybride werken in jouw organisatie

Wil je meer weten over hybride werken en de effecten hiervan op het gedrag van mensen? En wil je nog meer ongewone perspectieven op de inrichting van de nieuwe werkwijze van jouw organisatie? &samhoud kan jouw organisatie ondersteunen bij het beantwoorden van deze vraagstukken. Voor meer informatie, neem contact op met Femke de Vries (f.devries@samhoud.com) of Roosmaryn Spliet (r.spliet@samhoud.com).

Geschreven door: Mara Soekarjo en Laurine van Citters