Goede vergadervoornemens voor het nieuwe jaar

In het kort

  • Bij digitaal vergaderen gaan vaak ideeën en nieuwe inzichten verloren.
  • Evenwichtige bijdrage deelnemers van belang voor prestatie en betrokkenheid.
  • Als enkeling de discussie domineert, is kwaliteit besluitvorming lager.

De anderhalvemetersamenleving is het woord van het jaar geworden, maar ‘Je staat nog op mute’ zou hoge ogen gooien in een competitie voor de zin van het jaar. Wat ons vast bij blijft uit het jaar 2020 is de eindeloze hoeveelheid digitale vergaderingen. Uur na uur kijkend naar een scherm waarin onze gesprekspartners verzameld zijn in kleine vakjes.

Het is niet meer voor te stellen dat we vroeger niet af te brengen waren van de dagelijkse rit naar kantoor. Overtuigd van het idee dat er geen goed alternatief was voor het vergaderen in zaaltjes met kannen koffie en de kans collega’s even aan te schieten in de gang. Inmiddels geven we ons noodgedwongen over aan de digitale optie.

En wat blijkt? Het werkt. Althans, we besparen reistijd en we komen tot besluiten. Over de kwaliteit van die besluiten zijn de meningen verdeeld. Boardroom-kenner Jeroen Smit zei in het FD de voordelen te zien van digitaal vergaderen. ‘In onlinemeetings is iedereen gelijk. Er is geen hoofd van de tafel, geen extra grote bureaustoel.’

Organisatie-antropoloog Jitske Kramer noemt als voordeel dat iemand die in een fysieke vergadering kritiek wil geven op het plan van de leider, zal aftasten of het wel een goed moment is en de boodschap dan wellicht bijstuurt. In een onlinevergadering ontbreken signalen en kan volgens haar wellicht openhartiger worden gecommuniceerd.

Afhaakt

Ik heb er mijn twijfels over. In digitale vergaderingen is het inderdaad lastig signalen op te pikken. Dat heeft ook nadelen. We hebben minder snel oog voor de collega die even moeilijk kijkt of afhaakt in de discussie doordat hij of zij zich niet gehoord voelt. Even napraten en dan toch maar dat punt noemen waarover je twijfels hebt, is er niet meer bij. De volgende digitale afspraak wacht.

‘We verliezen de edele kunst van het onderbreken.’

Janan Ganesh (FT)

Het maakt ook dat we veel missen. Doet iedereen nog zijn zegje nu we de zogenaamde social cues niet meekrijgen? Die kleine aanloop die mensen nemen op het moment dat ze wat willen zeggen. Even voorover buigen, een handgebaar maken of letterlijk je mond openen om iets op te merken. Columnist Janan Ganesh verwoordt het mooi in de Financial Times: we verliezen de edele kunst van het onderbreken. Terwijl juist onafgemaakte gedachten die voorbij vliegen als de ander aan het woord is, een nieuw perspectief brengen. Als je moet wachten tot je aan de beurt komt, is de gedachte gevlogen.

Voorspeller

Wat betreft de kwaliteit van de besluitvorming in het nieuwe normaal, is de stand dus onbeslist. Maar investeren in de kwaliteit van die besluitvorming loont. Het is een belangrijke voorspeller voor de prestaties van ondernemingen. Opvallend genoeg blijkt uit onderzoek dat het proces minstens zo belangrijk is als de inhoud van de besluitvorming. Dat heeft alles te maken met de ruimte voor het inbrengen van nieuwe inzichten en stevig ter discussie stellen van oude beelden.

In bijna elke vergadering, fysiek of digitaal, is een natuurlijke hiërarchie die tegenspraak lastig maakt. Zelfs als, zoals Jeroen Smit het mooi zegt, de positie van ‘hoofd van de tafel’ wegvalt, is er meer nodig om tot goede besluiten te komen: een veilige omgeving waar ieder de ruimte voelt om die gekke gedachte te noemen of iets dat vanzelfsprekend is ter discussie te stellen.

‘De collectieve intelligentie komt vooral tot wasdom bij evenwichtige verdeling van spreektijd’

Maar wat als in ons beeld een figuurtje zou bewegen dat feilloos aan geeft wie lang aan het woord is. Welke collega niets heeft gezegd of direct in de rede wordt gevallen. Best pijnlijk om te zien, misschien? Wetenschappers van de universiteit MIT gingen aan de slag met dit idee. Zij baseerden zich op kennis over turn-taking behaviour.

Onderzoek laat zien dat prestaties van groepen niet worden bepaald door de gemiddelde intelligentie van teamleden of door de intelligentste persoon, maar juist door goed gebruik van gezamenlijke kennis. De collectieve intelligentie komt vooral tot wasdom bij evenwichtige verdeling van spreektijd. Groepen waarin weinig mensen de discussie domineren doen minder goed werk én zijn minder creatief en betrokken.

De MIT-onderzoekers ontwikkelden een app waarmee deelnemers van een vergadering direct worden geconfronteerd met hun eigen gedrag. Linksonder in het vergaderscherm verschijnt een afbeelding waarin elk van de deelnemers wordt gesymboliseerd door een bolletje. Dat bolletje is verbonden met een grote bol in het centrum. Als iemand aan het woord is, wordt de lijn tussen de spreker en het centrum dikker. Wie niet aan het woord komt, is slechts door een dun lijntje verbonden.

Confronterend

Het laat onmiddellijk zien dat collega Frank al een tijd niets gezegd heeft en voorzitter Martijn de discussie kaapt. Als de spreektijd evenwichtig is, licht de bal in het centrum op. Simpel maar effectief, want zelfs voor de doorgewinterde bestuurder is het confronterend om te zien hoe hij de boventoon voert in het gesprek.

‘Zelfs voor de doorgewinterde bestuurder is het confronterend om te zien hoe hij de boventoon voert in het gesprek’

Na elk overleg is er een rapport. Wie was het meest aan het woord? Maar ook, wie werd het meest in de rede gevallen? Het laat ook zien hoe spreektijd is verdeeld over de agenda. Waren bij de strategie vooral de ceo en het hoofd Strategie aan het woord? En waarom zegt bij de risico-rapportages alleen het hoofd Risicomanagement iets? Wat zegt dat over de kwaliteit van het besluit?

Voor wie het nog niet aandurft zo’n app te gebruiken, geeft de gedachte erachter in elk geval inspiratie voor het nieuwe jaar. Want de baas die meer luistert en minder praat, oogst een slimmer en productiever team.

Femke de Vries is managing partner bij &samhoud, bijzonder hoogleraar toezicht aan de RUG en oud-bestuurslid van toezichthouder AFM. Reageer via expert@fd.nl.