De gedragswetenschap geeft ons beter inzicht waar deze uitdagingen uit voort komen en hoe ‘biases’ onze emoties en ons gedrag drijft. Een bias is een bepaalde vooronderstelling, geneigdheid of ingenomenheid die bepalend is voor het gedrag wat mensen laten zien. Zo roept bijvoorbeeld  fysieke nabijheid, en elkaar vaak zien, positieve associaties bij teamleden op​. En in teams of groepen geven teamleden voorkeur aan mensen met wie zij direct samenwerken en mensen die daarbuiten staan worden sneller afgestoten. Psychologische veiligheid zorgt er voor dat mensen zich uit durven te spreken zonder bang te zijn voor negatieve implicaties. Helaas voelen virtuele omgevingen vaak minder veilig en vertrouwd. Ook zien we dat het ‘Illusion of transparancy​ effect’ ervoor zorgt dat teamleden vaak te snel aannemen dat zij begrepen worden door anderen, terwijl dit niet zo is​. Het ontbreken van ‘social cues’ en het minder goed kunnen lezen van lichaamstaal in virtuele omgevingen versterkt dit effect.  Zo zijn er nog vele voorbeelden te noemen.

Het bestaan van deze biases brengt uitdagingen met zich mee in het virtueel samenwerken op thema’s als verbinding & vertrouwen, motivatie & productiviteit en communicatie.

Verbinding & vertrouwen

Virtueel samenwerken vermindert persoonlijke interactie en de sociale afstand maakt het moeilijk om sterke relaties op te bouwen. Het kan zelfs een gevoel van sociale isolatie creëren. ​Daarnaast kan het zorgen voor het vervagen van lange termijn visie, gemeenschappelijke doelen en een ‘samenwerkingsspirit’. Doordat teamleden op afstand werken, kan bij leiders de neiging ontstaan om efficiëntie boven het gelijkmatige verdelen van aandacht over alle teamleden, te plaatsen.​ Ook zien we dat in deze situaties leiders de neiging hebben tot controle nemen in plaats van vertrouwen geven wat impact heeft op de psychologische veiligheid in een team. Tot slot werkt virtuele communicatie verwarring over sociale normen in de hand.​

Motivatie​ en productiviteit

Werken op afstand vermindert in veel gevallen de betrokkenheid en motivatie van medewerkers. Dit heeft impact op de productiviteit. Daarnaast ontstaat er vaak verwarring over de rollen en verantwoordelijkheden van teamleden, waardoor teamleden hun eigen bijdrage niet herkennen.​ Vanuit de gedragswetenschap zien we dat de ‘Loss of ingroup’; het gevoel van eenheid en ‘community’ vermindert. Daarbij zien we ook dat in veel organisaties de technologie, en de skills om deze te gebruiken,  virtuele samenwerking niet goed ondersteunt wat het gevoel van controle en motivatie vermindert.

Communicatie

Virtuele communicatie zorgt er vaak voor dat een gesprek minder goed kan worden gereguleerd en begrepen.​ Dat komt onder andere doordat de sensitiviteit voor ‘social cues’ deels wegvalt en dat maakt perceptie oppervlakkiger. Denk hierbij aan het juist interpreteren van status effecten, machtsposities, gezichtsuitdrukkingen en lichaamstaal.​

Gelukkig zien we ook dat virtueel samenwerken veel kansen biedt, indien je je bewust bent van de uitdagingen en met het juiste leiderschap, discipline en toewijding. Zo kan het leiden tot effectieve besluitvorming doordat een virtuele samenwerking minder bureaucratie met zich mee brengt. Het stimuleert ook creativiteit en innovatie vanwege het feit dat teamleden vaak minder snel consensus bereiken en op deze manier groepsdenken vermijden. Daarnaast kunnen teamleden van een virtueel team zich beter focussen op de taak die zij op dit moment voor zich hebben, zonder hiervan te worden afgeleid. Behalve de ouders die nu met kinderen thuis zitten…..Tenslotte zorgt het remote werken ervoor dat teamleden vaker de kans krijgen om als individu te reflecteren en stil te staan bij hun ervaringen, wat hen vervolgens effectiever maakt in hun werk.

In onze live online sessies helpen we leiders en teams met het vinden van oplossingen  voor hun strategische uitdagingen. Daarnaast  verdiepen we op hoe je op een productieve en leuke manier met elkaar samen kunt werken in een virtuele omgeving. Denk hierbij aan begeleiding op virtueel samenwerken, leiden van virtuele teams en het bouwen van high performing teams via een virtueel programma, maar ook aan inspirerende en verbindende virtuele bijeenkomsten met het gehele bedrijf.

Interesse om meer te horen over onze aanpak en programma’s? Neem dan contact op met Koen Husmann of Roosmaryn Spliet

Auteur: Roosmaryn Spliet