Het afgelopen jaar heeft ons laten zien dat technisch niets in de weg staat aan thuiswerken. Bovendien is het afstoten van dure kantoorruimte voor veel bedrijven een aantrekkelijke besparing in economisch zware tijden. Dat thuiswerken in ons nieuwe normaal belangrijk blijft, is dus een veilige gok.

Minister Wouter Koolmees van Sociale Zaken en Werkgelegenheid heeft de SER om advies over de toekomst van thuiswerken gevraagd. Maar veel bedrijven trekken alvast hun conclusies: van de 25 grootste Nederlandse werkgevers verwachten de meesten met fors minder kantoorruimte verder te gaan.

Terugdraaien
Bedrijven blijken verder opvallend eensgezind in hun thuiswerkbeleid. Twee tot drie dagen op kantoor lijkt de gulden middenweg in een poging de voordelen van thuiswerken te verenigen met de behoefte van werknemers om elkaar te ontmoeten. In die eensgezindheid trok een uitspraak van de ceo van Goldman Sachs de aandacht. David Solomon haalde de internationale pers met zijn uitspraak dat thuiswerken een afwijking is, die we zo snel mogelijk moeten terugdraaien.

Thuiswerken noemt hij allesbehalve ideaal voor een bedrijf met een innovatieve en op samenwerking gerichte cultuur. Hoewel weinig Nederlandse bedrijven Goldman Sachs als ‘gids’ zullen zien, stelt Solomon een interessante vraag. Wat is de ideale mix tussen thuis- en op kantoor werken als je kijkt naar de strategische uitdagingen van een onderneming voor de komende jaren?

‘Thuiswerken, aldus David Solomon van Goldman Sachs, is allesbehalve ideaal voor een bedrijf met een innovatieve, op samenwerking gerichte cultuur.’
In de afweging over die ideale mix voeren nu efficiëntie, kosten en de behoefte van de individuele medewerkers de boventoon. Maar het loont om langer stil te staan bij de ideale kantoor-thuis-balans. Wanneer een bedrijf de komende jaren vooral efficiënt processen moet uitvoeren, vraagt dat immers wat anders dan wanneer de uitdaging is om creativiteit te vergroten, te innoveren of intensief samen te werken tussen verschillende disciplines.

Waarschijnlijk is er geen ‘one size fits all’-antwoord op de vraag wat de ideale balans zou zijn. Het is verstandig in het thuiswerkbeleid niet alleen persoonlijke voorkeuren van collega’s, kosten en efficiëntie mee te wegen, maar ook de strategische doelen. De kantoor-thuis-balans is een strategisch besluit, dat goed op bestuursniveau moet worden doordacht en niet kan worden uitbesteed aan de afdeling HR.

Dwarse gedachten
Daarbij is het belangrijk je te realiseren dat efficiënt niet hetzelfde is als effectief. Op afstand werken heeft ook een prijs. Online vergaderen, om maar eens wat te noemen, maakt dat mensen zich meer bewust zijn van het beslag dat ze leggen op de tijd van anderen. Dat is niet verkeerd. Maar het zorgt ook dat mensen het wel uit hun hoofd laten andermans tijd te ‘verspillen’ met dwarse gedachten of creatieve oprispingen. De klok tikt, agenda’s zijn vol en elk moment kan de melding verschijnen dat er nog maar vijf minuten vergadertijd over is. Fijn vanuit efficiëntie, maar een gemis als je met elkaar tot creatieve ideeën wilt komen.

‘We doen wat we altijd al deden, maar dan online. Dat is een gemiste kans.’
We worden van online werken meer taakgericht en we onderhouden vooral contact met directe collega’s. Er zijn geen toevallige ontmoetingen met collega’s met wie je niet direct te maken hebt. Dat leidt al snel tot minder verbinding in een organisatie. Zeker als straks afdeling A op andere dagen naar kantoor komt dan afdeling B is de kans op toevallige ontmoetingen klein.Want toeval vervult een functie.

Het af en toe verlummelen van je tijd met collega’s, het onverwachte gezichtspunt van die ene collega die je zelden spreekt, het zorgt misschien voor dat briljante idee. Het is alsof je bij een wandeling nooit meer zomaar een zijweg mag inslaan. Op de hoofdroute blijven levert zelden verrassende vergezichten op.

Kernwaarden
De waarde van toevallige ontmoetingen moet bij het afwegen van de ideale balans tussen thuis en kantoor dus net zo goed worden meegeteld als de besparing op vierkante meters kantoorruimte. Je verbonden voelen met collega’s is bovendien een basisbehoefte van veel werknemers en levert een belangrijke bijdrage aan werkgeluk.

Niet alleen de verbinding tussen collega’s onderling, maar ook die met de kernwaarden van het bedrijf is niet vanzelfsprekend als medewerkers minder op kantoor komen. Dat vraagt van de leiding om meer in gesprek te gaan over besluiten, hoe de waarden van de onderneming daarbij een rol spelen en welke dilemma’s dat oproept.

Natuurlijk zijn er technische hulpmiddelen die online creativiteit en verbinding stimuleren. Het inzetten daarvan is nog niet vanzelfsprekend. Een kennis bij een grote onderneming zei het treffend: we doen wat we altijd al deden, maar dan online.

Maar als het nieuwe normaal niet meer is dan de digitale versie van het oude normaal, dan is dat een gemiste kans. De ideale balans is een strategisch besluit. Het goed laten werken van die balans vraagt niet alleen techniek, maar vooral veel aandacht van leidinggevenden. Dat is misschien niet efficiënt, maar wel effectief.

Auteur: Femke de Vries